10 razones por las que no somos capaces de controlar nuestro inventario

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En pleno siglo XXI, con todos los avances tecnológicos existentes, todavía nos encontramos con un parámetro cuyo control total se nos escapa: el inventario.

Lograr un adecuado nivel de control de este parámetro significa para la empresa:

  • Garantizar al cliente que hace un pedido a nuestro almacén o que llega a nuestras tiendas queva a ser capaz de recibir o encontrar los productos que necesita o desea adquirir.
  • Disponer de las cantidades adecuadas de cada uno de los productos que componen nuestra colección de artículos nos permite inmovilizar el capital adecuado en stock, no necesitar espacio excesivo en nuestros almacenes y, tal como avanza el mundo como consecuencia del corto ciclo de vida de los productos, no generar stocks de productos obsoletos.

Si el control del stock es tan importante para las empresas, deberíamos preguntarnos:

¿Por qué no se logra controlar este pequeño reducto de la gestión operativa de la empresa?

A continuación vamos a señalar diez razones por las que a nuestro entender no se consigue efectuar este control:

10 razones por las que no se consigue controlar el inventario de la empresa

  1. No se controlan con el mismo rigor todos los componentes del activo del balance de la compañía: por ejemplo, la conciliación de cuentas bancarias se efectúa de manera continua y como poco una vez al mes, pero el control del inventario físico de la empresa se lleva a cabo una vez al año por imperativo legal, aunque ya empezamos a evolucionar y muchas empresas realizan controles mensuales o incluso continuos.
  2. El indicador de las diferencias de inventario no nos muestra la cruda realidad (lo que nos sobra y lo que nos falta entre el inventario físico y el inventario administrativo), sino que nos marca lo que nos sobra o nos falta para el conjunto de la colección de artículos.
  3. Se controla el nivel de stock en su cifra global y no se hace un control periódico de los artículos o referencias que nos sobran o faltan, lo cual suele implicar que el stock se encuentra descompensado internamente.
  4. No se tienen excesivamente en cuenta a la hora de seleccionar proveedores, o negociar con ellos, determinados parámetros que inciden de forma importante en los stocks, como pueden ser los mínimos de pedido y los acondicionamientos de la mercancía (unidades/caja, por ejemplo).
  5. El ajuste de la gama de artículos que produce la empresa no se lleva a cabo de manera continua y cuándo se realiza, se atiende únicamente a criterios comerciales (margen) despreciando, entre otros, los aspectos logísticos, que pueden condicionar seriamente la rentabilidad de un producto.
  6. No se dispone de herramientas adecuadas que permitan mejorar en los controles de todos los movimientos físicos que inciden en el inventario.
  7. Existe una diferencia de tiempo entre el movimiento físico y el movimiento administrativo de la mercancía que genera errores potenciales y un descontrol del parámetro de inventario.
  8. Los equipos humanos que trabajan en el almacén no disponen en muchos casos de los niveles de formación adecuada para las tareas que desempeñan.
  9. No se controla el nivel de servicio al cliente de manera detallada; se hace desde una perspectiva puntual con niveles importantes de urgencia en función de las solicitudes en pedidos, o global para el conjunto de la empresa.
  10. No suele haber unos canales adecuados de comunicación entre el área comercial y el área logística de la empresa para analizar y solucionar los problemas del inventario.

¿Cómo analizar la incidencia de inventarios?

Si en su empresa la diferencia de inventario existe y lo hace en un porcentaje importante, ya tienen un problema de coste oculto. El paso que tiene que dar a continuación es analizar la incidencia que va a generar dicha diferencia de inventario en sus resultados de venta y servicio al cliente.

Para analizar esta incidencia, se puede utilizar alguno de los siguientes criterios:

  • Clasificación ABC:

    En función de la cifra de ventas de cada una de las referencias; si tenemos el descuadre de inventario en productos C, nuestros problemas son menores que si los tenemos en productos A.

  • Clasificación VED:

En función de la importancia de las referencias; se utiliza mucho en piezas de recambio o en materias primas en cadenas de producción.

V: Vital
E: Esencial
D: Deseable

Tener las diferencias de inventario en productos vitales o esenciales supone un grave problema para la empresa.

  • Clasificación XYZ:

En función del número de movimientos de salida de las referencias.

X: Movimiento continuo. Tiene movimiento en todos los periodos temporales en los que queramos establecer el control (mes, semana, día).

Y: Movimiento periódico. Se mueven de manera aleatoria, en periodos específicos por ser estacionales o aleatorios por su baja demanda.

Z: Movimiento nulo. Se encuentran dadas de alta en la gama de la empresa, pero no tienen movimiento de salidas de almacén en el periodo analizado.

Tener diferencias de inventario en productos con mucho movimiento puede llevarnos a sufrir roturas de stock y pérdida de ventas.

• Clasificación HML:

En función del valor unitario (€) de la referencia.

H: Precio unidad de venta o salida de almacén alto
M: Precio unidad de venta o salida de almacén medio
L: Precio unidad de venta o salida de almacén bajo

La diferencia de inventarios en productos de alto valor representa una grave incidencia tanto en costes como en ventas.

Las empresas que quieran triunfar en el siglo XXI deben comenzar a luchar contra la diferencia de inventario de una manera urgente.

“Triunfan aquellos que saben cuándo luchar y cuándo no”
Sun Tzu

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