¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento comercial preliminar que se utiliza en transacciones nacionales e internacionales para presentar una estimación formal de una operación antes de que se concrete. Aunque no tiene validez fiscal ni contable, su formato es muy similar al de una factura definitiva, e incluye información clave como los productos o servicios ofertados, precios, condiciones y datos del emisor y receptor. Es una herramienta habitual en el ámbito empresarial para establecer acuerdos previos entre comprador y vendedor de manera clara y transparente.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma es un documento comercial que actúa como un "borrador" de la factura definitiva, incluyendo todos los detalles de una venta o prestación de servicios.

Además, se utiliza para:

• Solicitar financiación o crédito bancario, ya que justifican la petición de fondos al detallar la inversión prevista.
• Formalizar propuestas comerciales cuando la relación con el cliente está en una fase avanzada pero aún no se ha concretado la venta.
• Iniciar procesos de fabricación en ciertos casos, o como documentación para solicitar subvenciones ante administraciones públicas.

En el comercio internacional, sin embargo, la factura proforma adquiere un papel fundamental. Este documento es obligatorio en actividades de importación y exportación, como la importación de vehículos nuevos y la exportación de explosivos fuera de la UE. De hecho, es crucial para notificar a las autoridades aduaneras sobre el tipo y valor de los bienes en tránsito.

A pesar de su amplio uso en el mundo empresarial, muchos desconocen que este documento no tiene validez legal a efectos contables o fiscales, lo que significa que no puede ser utilizado como justificante de pago.

¿Cómo se hace una factura proforma?

Aunque no tenga validez fiscal ni contable, elaborar correctamente una factura proforma es clave para generar confianza y facilitar negociaciones comerciales. A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacer una factura proforma:

• Encabezado del documento: Debe figurar claramente el título “Factura Proforma” para evitar confusión con una factura oficial.

• Datos del emisor: Incluye la razón social, dirección completa, NIF o CIF, y datos de contacto de la empresa o profesional que emite la factura.
• Datos del cliente: Nombre o razón social del destinatario, dirección, y número de identificación fiscal si aplica.
• Número de referencia y fecha: Asigna un número de factura proforma (aunque no legal, sirve para organización) y la fecha de emisión.
• Descripción de los productos o servicios: Detalla cada ítem ofrecido, su cantidad, precio unitario y subtotal.
• Condiciones comerciales: Especifica la forma de pago, condiciones de entrega, plazos, validez de la oferta, entre otros detalles relevantes.
• Importe total: Calcula el total de la propuesta, sin necesidad de aplicar IVA ni otros impuestos, ya que no es una factura fiscal.
• Nota aclaratoria: Incluye un mensaje como “Este documento no constituye una factura definitiva, sino una estimación sin valor fiscal o contable”.

Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

La distinción entre factura proforma y presupuesto puede parecer mínima, pero cada uno tiene un propósito diferente en el ámbito comercial. Estas son las principales diferencias:

• Finalidad: El presupuesto es una estimación inicial para informar al cliente de precios y condiciones, mientras que la factura proforma simula una factura final en operaciones ya avanzadas o acordadas.
• Grado de compromiso: El presupuesto no implica ningún compromiso por parte del vendedor ni del comprador. En cambio, la factura proforma suele indicar que ya hay un acuerdo o intención firme de compra.
• Formato y detalle: El presupuesto suele ser más flexible y general, mientras que la factura proforma imita exactamente el formato de una factura real, incluyendo datos completos del cliente, impuestos y condiciones.
• Uso habitual: El presupuesto se utiliza en las primeras etapas de la negociación. La proforma, en cambio, es común en operaciones internacionales, trámites de aduanas o solicitud de financiación.
• Valor legal y contable: Ambos documentos no tienen validez fiscal ni contable, pero la proforma tiene mayor peso comercial porque representa un compromiso más definido.

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