¿Qué es la gestión de recursos?

¿Cuántas veces has tenido que decidir qué correo de tu bandeja de entrada contestabas antes? ¿Cuántas veces has tenido que elegir entre una camiseta o un polo porque las dos cosas no te cabían en la maleta? ¿Y un viernes por la noche, ante la gran cantidad de oferta de series, películas o documentales en las plataformas de pago? Bien, pues sin saberlo, tomando una decisión u otra, estabas haciendo una gestión de tus recursos, ya fuera por cuestión de tiempo, limitación de espacio u otras prioridades.  

Pero en los negocios y en el sector empresarial las elecciones no resultan tan sencillas. Por eso es necesario un conocimiento amplio y una gran clarividencia a la hora de marcar los objetivos y las capacidades de la empresa. De nuevo la planificación se erige como un pilar fundamental para maximizar la eficiencia y controlar la gestión de recursos.  

Por tanto, la gestión de recursos es el proceso de programar, asignar y planificar los recursos y actividades de tu equipo para aumentar su eficacia. Por recursos entendemos un concepto amplio que va desde el equipamiento y los fondos económicos hasta las herramientas técnicas y el volumen de trabajo de los empleados.

POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE LA GESTIÓN DE RECURSOS  

Con la gestión de recursos se intenta lograr más con menos. Es el primer mandamiento de este apartado y un axioma que se repite en el mundo empresarial: no se puede malgastar. La gestión de recursos se centra en la optimización y en la eficiencia. Por eso es tan importante identificar lo que necesitas para que un proyecto alcance el éxito.  

Tan importante es que algunas empresas contratan un perfil exclusivo para la gestión de recursos: un gestor de recursos. A diferencia de los gestores de proyectos, ellos no son responsables de crear y asignar tareas para llevar a cabo el proyecto. Los gestores de recursos se centran en asignar los recursos disponibles para que el proyecto alcance el éxito. Este perfil es el que se encarga de realizar el plan de gestión, que cuando es eficaz establece los recursos específicos (incluimos aquí los recursos humanos, financieros, técnicos y físicos) y todas las actividades necesarias durante el desarrollo de un proyecto.  

Al gerente de proyectos este plan le sirve de guía y le ofrece una visión global de todas las patas que conforman el proyecto, esto es, el presupuesto, el personal, la carga de trabajo, los recursos tecnológicos, etc. Así, las decisiones que tiene que tomar son las de programar y asignar los recursos, además de garantizar la disponibilidad de estos.

BENEFICIOS DE UN PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS  

Un buen plan de gestión evita dificultades e imprevistos de última hora, ya que se conocen los recursos de antemano y se han planificado en función de su disponibilidad.  

Eso ayuda a que el desgaste en el entorno laboral sea menor. Una gestión eficaz evita la sobre asignación o dependencia de algún departamento o alguno de los recursos, pues con el plan de gestión se tiende a un equilibrio de las partes.  

De este modo, se proporciona una red de seguridad al proyecto. Y, en caso de no alcanzar el éxito deseado, los motivos siempre estarán relacionados con la falta de recursos más que con unos objetivos desacertados. La planificación y la gestión facilitan que hagas todo lo que puedas con lo que tienes a tu disposición. Pero aquí tampoco hay milagros: sin recursos y sin una buena planificación todo se complica.  

Por este motivo, uno de los objetivos debe ser buscar la transparencia. Cada equipo debe demostrar que está rindiendo y sacando el máximo partido a los recursos. Pero cuando no se pueda rendir por falta de planificación o de recursos, también hay que hacerlo notar, porque será la manera más rápida de reconducir la situación.  

Finalmente, un buen plan de gestión de recursos te permite medir la eficacia. Si se tiene una comprensión general de lo que se necesita para gestionar y ejecutar un proyecto, un evento o una reunión, es más fácil medir el retorno de la inversión y calcular los beneficios.