¿Qué es Microsoft 365 copilot y para qué sirve?”

La inteligencia artificial ha dejado de ser una promesa de futuro para convertirse en una herramienta operativa del presente. En este escenario, Microsoft ha dado un paso decisivo integrando la IA generativa directamente en el flujo de trabajo diario. Entender qué es Microsoft 365 Copilot es fundamental para cualquier profesional que busque optimizar su rendimiento. No es solo un asistente; es un motor de procesamiento que combina grandes modelos de lenguaje (LLM) con los datos de tu organización. A continuación, desgranamos para qué sirve Microsoft 365 Copilot y, lo más importante, detallamos los requisitos y los pasos sobre cómo activarlo para transformar la productividad de tu empresa.

¿Qué es Microsoft 365 Copilot?

Si buscamos una definición técnica de qué es Microsoft 365 Copilot, debemos describirlo como una herramienta de productividad impulsada por inteligencia artificial que se integra en el ecosistema de aplicaciones de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.).

A diferencia de un chatbot convencional, Copilot combina la potencia de los LLM con los datos propios de tu empresa (tus calendarios, correos, chats, documentos y reuniones) dentro del entorno seguro de Microsoft Graph. No «inventa» información de la nada, sino que contextualiza la inteligencia artificial con tu realidad empresarial para ofrecer asistencia relevante en tiempo real.

¿Para qué sirve Microsoft 365 Copilot? Funciones clave

Entender para qué sirve Copilot implica ver más allá de la simple redacción de textos. Su objetivo es eliminar las tareas repetitivas y liberar deuda técnica en la gestión diaria. Sus funciones varían según la aplicación:

• En Word: Redacta borradores, resume documentos largos y reescribe textos para cambiar el tono o la concisión.
• En Excel: Analiza tendencias en bases de datos complejas, crea visualizaciones al instante y sugiere fórmulas sin necesidad de conocer el código exacto.
• En PowerPoint: Crea presentaciones completas a partir de un simple documento de Word o un prompt, diseñando diapositivas y notas para el orador automáticamente.
• En Teams: Resume reuniones en tiempo real, identifica quién dijo qué y lista las tareas pendientes asignadas a cada miembro durante la llamada.
• En Outlook: Gestiona la bandeja de entrada, resume hilos de correos largos y sugiere respuestas rápidas y adecuadas al contexto.

Cómo activar Microsoft Copilot paso a paso

Para los administradores de sistemas o usuarios avanzados, saber cómo activar Microsoft Copilot es el primer paso hacia la implementación. Actualmente, no es un botón que aparece por arte de magia; requiere cumplir ciertos prerrequisitos de licencias y configuración:

1. Verificar la licencia: Es necesario contar con una licencia base y adquirir la licencia específica de Microsoft 365 Copilot como complemento.
2. Actualizar el canal de aplicaciones: Asegúrate de que las aplicaciones de Microsoft 365 estén configuradas en el Canal actual o el Canal empresarial mensual para recibir las últimas actualizaciones.
3. Asignar licencias en el Admin center: Desde el Centro de administración de Microsoft 365, ve a Facturación > Licencias, selecciona el usuario y asigna la licencia de Copilot.
4. Despliegue en las apps: Una vez asignada, la funcionalidad puede tardar un poco en aparecer. El usuario verá el icono de Copilot en la cinta de opciones de cada aplicación una vez que reinicie el programa.

La IA como copiloto, el humano como estratega

La llegada de Microsoft 365 Copilot marca un punto de inflexión en la digitalización corporativa. Sin embargo, es vital recordar que la herramienta no sustituye al profesional, sino que complementa su rol. La inteligencia artificial democratiza el acceso a la capacidad de procesamiento y creación, pero el criterio, la estrategia y la toma de decisiones finales siguen siendo patrimonio humano.

La verdadera ventaja competitiva no residirá en tener la herramienta activada, sino en saber formular las preguntas correctas (prompting) y gestionar los flujos de trabajo automatizados. En el Máster en Big Data y Business Analytics [MBDA] de ESIC, preparamos a los líderes empresariales para dominar estas tecnologías disruptivas, integrándolas en la cadena de valor para transformar no solo la productividad individual, sino también el modelo de negocio de la organización.