Libro mayor: qué es, cómo se hace y diferencias con el libro diario

El libro mayor constituye una herramienta fundamental de cualquier empresa, aunque no es un documento contable obligatorio según el Código de Comercio español. Sin embargo, es considerado por muchos profesionales como el libro más importante en cualquier contabilidad, ya que proporciona una visión clara, organizada y detallada de la salud financiera de la empresa, permitiendo detectar rápidamente discrepancias o problemas en cuentas específicas.

En este artículo explicaremos qué es exactamente el libro mayor, cómo se elabora paso a paso y las principales diferencias con el libro diario.

¿Qué es el libro mayor?

El libro mayor es un documento contable que recopila y clasifica cronológicamente todas las operaciones económicas de una empresa, pero agrupadas por cuentas específicas.

Este registro funciona como la columna vertebral del sistema contable, mostrando el saldo y los movimientos de cada elemento específico del patrimonio empresarial, incluyendo activos, pasivos, ingresos y gastos. Cada cuenta del libro mayor aparece representada generalmente en forma de "T", donde el lado izquierdo se denomina "Debe" y el derecho "Haber",  y estructurada en cinco columnas principales:

• Fecha
• Concepto
• Debe
• Haber
• Saldo

El libro mayor nos permite conocer en cualquier momento el estado exacto de cada cuenta contable, facilitando el control individual de cargos y abonos según las operaciones comerciales realizadas.

¿Para qué sirve el libro mayor en la contabilidad?

Más allá de ser un simple registro, el libro mayor desempeña funciones cruciales en la gestión contable y financiera de cualquier organización. Su correcta implementación transforma la manera en que controlamos nuestras finanzas empresariales y tomamos decisiones estratégicas.

• Control individual de cuentas: Agrupa las transacciones bajo categorías específicas (caja, proveedores, clientes, etc.), permitiendo conocer el saldo exacto de cada cuenta y seguir el comportamiento financiero de forma detallada.
• Base para los informes financieros: Sirve como fuente principal para elaborar documentos clave como el balance financiero y la cuenta de resultados, facilitando el análisis de rentabilidad y la toma de decisiones estratégicas.
• Detección de errores y posibles fraudes: Su estructura organizada permite identificar errores contables rápidamente y prevenir irregularidades, garantizando una contabilidad más segura y fiable.
• Cumplimiento legal y fiscal: Es esencial para cumplir con las obligaciones tributarias y facilitar auditorías, ya que ofrece un registro ordenado, verificable y conciliado con otros documentos como extractos bancarios.

Cómo hacer un libro mayor paso a paso

Crear un libro mayor no tiene por qué ser complicado. El proceso requiere precisión y metodología, pero siguiendo estos pasos lograrás mantener tus cuentas perfectamente organizadas.

1. Identificar las cuentas contables: Podemos guiarnos del Plan General de Contabilidad para identificar las cuentas que resultarán afectadas según nuestra actividad empresarial. Estas cuentas típicamente incluyen activos (como caja o inventario), pasivos (proveedores o préstamos), patrimonio, ingresos y gastos. Es importante asignar un código único a cada cuenta para facilitar su localización posterior.
2. Registrar las operaciones desde el libro diario: A continuación, debemos anotar todas las transacciones en el libro diario de forma cronológica. Este paso es fundamental, ya que el libro mayor se nutre directamente de esta información.
3. Clasificar en debe y haber: Esta estructura de doble partida es la base de la contabilidad moderna. El saldo de cada cuenta viene determinado por los importes que se "cargan" en el Debe y se "abonan" en el Haber.
4. Calcular el saldo de cada cuenta: Posteriormente, calculamos el saldo de cada cuenta restando el Debe del Haber. Si el Debe es mayor, el saldo será "deudor"; si el Haber es mayor, será "acreedor".
5. Verificar la partida doble: Finalmente, debemos verificar que se cumple el principio de partida doble: "No hay deudor sin acreedor" y "La suma de lo anotado en el Debe tiene que ser igual a la suma de lo anotado en el Haber". Este equilibrio garantiza la precisión de nuestros registros contables.

Diferencias entre libro diario y libro mayor

Aunque libro mayor y libro diario trabajan juntos en el sistema contable, presentan diferencias fundamentales que determinan su función específica dentro de la contabilidad empresarial.

• Orden cronológico vs. clasificación por cuentas: El libro diario registra las operaciones según el orden en que ocurren, ofreciendo una visión cronológica del movimiento contable. En cambio, el libro mayor agrupa esas mismas operaciones por cuentas, permitiendo un análisis detallado de cada elemento patrimonial.
• Formato visual: El libro diario utiliza asientos con columnas de Debe y Haber para cada transacción. El libro mayor organiza la información por cuentas en forma de "T", lo que facilita calcular el saldo tras cada movimiento.
• Obligatoriedad legal: El libro diario es obligatorio por ley y debe presentarse ante el Registro Mercantil (según el artículo 25 del Código de Comercio). El libro mayor, aunque imprescindible para el trabajo contable, no es legalmente obligatorio en España.
• Utilidad para balances: Ambos libros se complementan. El libro diario aporta la base cronológica necesaria para elaborar balances, mientras que el mayor organiza la información por cuentas, lo que agiliza el cálculo de saldos y la elaboración del balance de comprobación.

Si te interesa profundizar en la gestión contable, te animamos a pedir información sobre el Técnico Superior en Administración y Finanzas. Aprenderás a registrar operaciones económicas, preparar documentación fiscal y analizar balances para optimizar la salud financiera de cualquier organización.